PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

NPO 法人ホークスジュニアアカデミー(以下「当法人」)は、皆様の個人情報が皆様の大切な資産であり、当法人にとってもサービス提供の基盤であることを認識し、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日法律第57号)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年5月31日法律第27号)、「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」(JIS Q 15001)および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」の遵守徹底を図り、次の各項目を実施し、個人情報保護の体制構築と継続的な改善を行います。

1.個人情報の適切な収集、利用、提供及び消去

個人情報を取扱うにあたり、利用目的を特定し、適法かつ公正な手段を用いて個人情報を取得します。また、利用目的に必要な範囲で、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、保存期間を定め、利用目的達成後または保存期間経過後は、当該個人情報を遅滞なく消去します。
なお、法令に基づくなど正当な理由のあるときを除き、本人の同意なしに個人情報を第三者に提供しません。

2.適切な情報セキュリティ対策の実施

個人情報の取扱いについては、機密性、完全性、可用性を考慮した技術的施策をとり、漏えい、減失又はき損の防止、その他個人情報の安全管理のための情報へのアクセス管理、持ち出し制限、外部からの不正なアクセス防止措置および必要かつ適切な是正措置を講じます。

3.個人情報保護に関する内部規程の整備

個人情報保護に関する内部規程を整備し、個人情報の取扱いについて明確な方針を示すとともに、個人情報の漏えい等に対しては、厳しい態度で臨みます。

4.業務委託の見直し・改善

業務を委託する場合は、個人情報保護により一層配慮します。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分に審査するとともに、業務委託契約におきましては、安全管理措置、秘密保持、再委託の条件、その他の個人情報の適正な取扱いに関する事項について定め、定期的な委託業務状況のモニタリング等を実施することによって当法人の業務委託先を適切に監督し、より個人情報の保護に配慮したものとします。

5.「個人情報保護管理者」の配置及び機能強化

「個人情報保護管理者」を設置し、法令、ガイドラインの遵守、内部規程の策定、監査体制の整備その他個人情報の取扱いの監督を実施するために、その役割を明確にした体制を整備します。

6. 社員教育の強化

個人情報保護に関する教材および教育カリキュラムを作成し、当法人の理事長及び全職員に配布するとともに、研修を定期的、かつ継続的に実施します。

7. 個人情報の取扱に関する問合せ窓口の設置

個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するための体制を整備し、問合せ窓口を公開します。

8.安全管理のために講じた措置

お預かりした個人情報は管理体制を構築し、個人データを取り扱う区域において管理・保管します。
個人データを取り扱う区域は入退出管理を行い、権限を有しない者は個人データの閲覧ができない措置を実施します。

9.日本国外への移転

個人情報を業務委託先や共同利用先を含む日本国外の事業者等の第三者に提供する場合、法令が定める内容に従い、必要かつ適切な措置を講じます。

10. 個人情報保護に関する活動の継続的改善

個人情報保護に関する上記1~9の活動について、継続的な見直し・改善を図ります。

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情、ご相談窓口

〒810-8660 福岡市中央区地行浜二丁目2番2号
NPO法人ホークスジュニアアカデミー
個人情報相談窓口 宛
お問い合わせ入力フォーム
https://hawks-npo.jp/contact/

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表等の対象事項

個人情報の利用目的の公表について

当法人が取り扱う個人情報は以下の目的にのみ利用いたします。

(1)スクール・野球大会・野球教室・イベント・その他当法人が実施する活動の受講生・参加者・保護者に関する個人情報
1.スクールへの入学・休会・退会手続き、野球大会・野球教室・イベント・その他当法人が実施する活動への申込手続き、証明書発行、会員管理システムの登録、本人確認等の業務の提供
2.スクール・野球大会・野球教室・イベント・その他当法人が実施する活動の開催にかかわる情報の提供
3.インターネットを通じた情報提供等のオンラインサービスの提供
4.上記1から3に関するお知らせ・広告・宣伝・販売促進活動
5.上記1から3に関する問い合わせへの回答およびサポート
6.今後のサービス実施・商品開発や営業活動のための統計資料の作成

(2)取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報
1.業務上必要な諸連絡・商談等
2.取引先情報管理、支払・収入処理

「保有個人データ」について

当法人は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、次のとおり本人の知り得る状態に置きます。

1.当法人の住所、名称、代表者
住所:福岡県福岡市中央区地行浜二丁目2番2号
名称:NPO 法人ホークスジュニアアカデミー
代表者:安積研二

2.すべての保有個人データの利用目的・・・上記「個人情報の利用目的の公表について」をご参照ください。

3.「開示等の求め」に応じる手続き・・・下記「「開示等の求め」に応じる手続き等に関する事項」をご覧ください。

4.当法人の行う保有個人データの取り扱いに関するお問い合わせ先・・・下記「個人情報に関するお問い合わせ窓口/苦情の申し出先」をご覧ください。

「開示等の求め」に応じる手続き等に関する事項

当法人では、「保有個人データ」のご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止の記録または求めにつきましては、当法人所定の申込用紙に必要事項をご記入の上、ご郵送いただくことにより受け付けます。
詳細については、「開示等の請求手続きについて」を確認ください。

個人情報の提供に関して

当法人は、法令に定める場合を除き、個人情報を第三者に開示または提供しません。

個人情報の共同利用

当法人は、以下のとおり個人データの共同利用を行います。なお、以下の共同利用先、共同利用する個人データ又は共同利用の目的以外で第三者に個人データを提供する場合は、法令に基づくなど正当な理由のあるときを除き、ご本人に同意を得るものとします。

(1)株式会社ジェイスポーツコミュニケーション
①共同利用者
株式会社ジェイスポーツコミュニケーション

②共同利用する個人データ
1. スクール受講生・参加者の氏名、保護者氏名、郵便番号、電話番号、住所、メールアドレス、性別、学年、生年月日、血液型、健康状態、口座情報等
2. スクール受講生・参加者、保護者のお取引に関する情報、お取引経緯・お取引ニーズに関する情報
3. 下記「共同利用の目的」に記載された業務に必要なすべてのスクール受講生・参加者の個人データ

③共同利用の目的
1.スクールへの入学・休会・退会手続き、証明書発行、会員管理システムの登録、本人確認等
2.スクール・野球大会の開催にかかわる情報の提供
3.当法人及び当法人の委託先から、スクール受講生・参加者にとって有益であると当法人が判断する情報をスクール受講生・参加者宛に電子メール、郵便などにより送付すること。
4.上記1から3に関する問い合わせへの回答
5.今後のサービス実施・商品開発や営業活動のための統計資料の作成

④共同利用に際しての管理責任者
NPO 法人ホークスジュニアアカデミー
https://hawks-npo.jp/hja/

16歳未満の方へのお願い

16歳未満の方が個人情報を当法人にご提供される場合は、保護者の方の同意のもとにご提供くださるようお願いします。

個人情報に関するお問い合わせ窓口/苦情の申し出先

個人情報の取り扱いについては、ご登録いただいた際に明示させていただきました、それぞれの担当窓口にお申し出ください。
なお、担当窓口が不明な場合は個人情報に関するお問い合わせ窓口までお申し出ください。

開示等の請求手続きについて

当法人では、「保有個人データ」のご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の記録および停止の求めにつきましては、「個人情報に関する問い合わせ窓口」より当法人所定の申込用紙をご請求いただき、申込用紙に必要事項をご記入の上、必要な書類等を同封いただき、「個人情報に関する問い合わせ窓口」までご郵送いただくことにより受け付けます。

(1)ご本人様からの開示等のご請求
開示等のご請求を行う場合は、当法人から郵送します申込用紙に所定の事項を全てご記入の上、以下の書類を同封し、「個人情報に関する問い合わせ窓口」までご郵送ください。
1.当法人所定の申込用紙
2.ご本人様の確認のための書類
1)運転免許証、2)健康保険の被保険者証、3)旅券(パスポート)、4)写真付住民基本台帳カード、5)個人番号(マイナンバー)カードの写し、6) 外国人登録証明書の写し1通(1)から5)はコピー)

(2)代理人様からの開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前記(1)1.及び2.の書類に加えて、以下の書類をご同封し、「個人情報に関する問い合わせ窓口」までご郵送ください。
1.代理人様に関する事項
2.代理人様本人であることを確認するための書類
1)運転免許証、2)健康保険の被保険者証、3)旅券(パスポート)、4)写真付住民基本台帳カード、5)個人番号(マイナンバー)カードの写し、6) 外国人登録証明書の写し1通(1)から5)はコピー)
3.委任状
(ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。)

(3)手数料のお支払い
個人情報の開示、利用目的の通知および第三者提供の記録の開示をご請求する場合、手数料として2,200円(税込)を徴収させて頂きます。
2,200円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。郵便定額小為替のご購入のための料金及び当法人への郵送料はご本人様又は代理人様にてご負担ください。
尚、個人情報の訂正、追加、削除、利用停止又は第三者提供の記録および停止のご請求に関しては、手数料を徴収いたしません。

(4)個人情報の開示については、開示方法を指定できます。
下記に記載する方法のいずれかを選択し、請求時にご提示ください。
・書面による交付
・電磁的記録の提供

(5) 開示等の請求における留意点
本人確認ができない場合等の理由により開示しない場合、その他個人情報の不開示及び利用目的の非通知の場合であっても手数料の返還はできかねますのでご了承ください。

(6) 請求方法
開示等のご請求は郵送で受け付けさせていただきます。請求書を当法人「個人情報に関する問い合わせ窓口」へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いします。なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸甚です。

(7) 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
開示等の請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提供いただいた書類は返却しません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。

(8) 個人情報に関する問い合わせ窓口
〒810-8660 福岡市中央区地行浜二丁目2番2号
NPO法人ホークスジュニアアカデミー
個人情報相談窓口 宛
お問い合わせ入力フォーム
https://hawks-npo.jp/contact/

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